نگارش نامه اداری درست و بدون ایراد برای انجام و رسیدگی به امور درخواستی از سازمان ها و ادارات، از اهمیت زیادی برخوردار است. یک نامه اداری مودبانه و شیوا، شما برای رسیدن به خواسته خود بسیار کمک می کند.
در ادامه ای مطلب از سایت شهرداد همراه باشید تا در خصوص نگارش نامه اداری شیوا و مناسب برای شما توضیحاتی را بیان کنیم.
نکاتی که برای نگارش نامه اداری لازم است رعایت کنید
قبل از نگارش نامه اصلی ، ابتدا آن را بر روی چرک نویس بنویسید و سپس آن را روی صفحه اصلی پاکنویس کنید.
نیاز است نامه خوانا باشد تا از ایجاد هرگونه اشتباه در فهم آن جلوگیری شود.
از نمادهای نگارشی (ویرگول، نقطه، ...) باید به درستی استفاده شود.
نامه اداری باید در یک طرف صفحه نوشته شود.
از کلمات عامیانه و به اصطلاح کوچه های بازار خودداری کنید و جزئیات و کلمات اضافی را نگویید.
اگر متن نامه خیلی طولانی است، لطفاً ابتدا خلاصه ای را قبل از متن اصلی ارائه دهید و سپس اعلان یا متن سفارش را به عنوان پیوست ضمیمه کنید.
نامه را با خط زیبا و خوانا بنویسید. اگر در حال تایپ نامه هستید، از نویسه های رایج و اندازه قلم مناسب استفاده کنید.
اگر نامه پیوست داشته باشد، باید در ابتدای نامه ذکر شود.
اگر نامه در پاسخ به نامه های دیگر نگارش شده است، حتماً در ابتدای نامه نوشته شده ذکر کنید که نامه در پاسخ به نامه فلان و در تاریخ فلان می باشد.
نحوه پرداختن به دسته بندی های سازمانی در هنگام نگارش نامه اداری را حتما رعایت فرمایید.
رعایت دقیق درجه های سازمانی به ویژه در نگارش نامه اداری مهم است و مواضع سازمانی باید با دقت در نامه مشخص شود.
برای نگارش نامه اداری گیرا و مناسب، مراحل زیر را درنظر بگیرید.
در ادامه قصد داریم به صورت کاربردی، مراحل گام به گام نگارش یک نامه اداری قابل فهم و رسمی را برای شما بیان کنیم.
1. برای شروع نوشتن نامه ، ابتدا باید نام خدا و سپس تاریخ روز را بنویسید.
۲. نامه را با فاصله کمی از راست (کمی بیشتر از سطر اول) تا گیرنده نامه بنویسید. نامه اداری باید با نهایت ادب و احترام نوشته شود تا بیشترین اثر را داشته باشد.
به عنوان مثال: آقای / خانم ... مدیریت عزیز سازمان ...
3. مقدمه ای بنویسید که مخاطب را به خود جلب کند و ذهن خواننده را برای داستان اصلی آماده کند. نمی توانید بلافاصله به اصل موضوع بپردازید ، زیرا ذهن خواننده را گیج و سردرگم می کند.
4- سپس متن اصلی را بنویسید.
به عنوان مثال ، در باقیمانده جمله قبلی: لطفا توجه داشته باشید که به دلیل برگزاری "کنفرانس بین المللی فرش و منسوجات" از 23 تا 24 مهر 1397 در سالن نمایشگاه های بین المللی ، لطفا سفارش دهید ...
5- پس از بیان درخواست خود ، پایان نامه را به گونه ای بنویسید که مخاطب نامه را به قبول و انجام درخواست شما ترغیب نماید.
بعنوان مثال: با توجه به مطالب فوق انتظار می رود همکاران محترم ما در اجرای مفاد بخشنامه فوق الذکر همکاری نمایند.
6. پس از نگارش نامه اداری، یک خط بگذارید ، نامه را در سمت چپ امضا کرده و مهر کنید و تاریخ را یادداشت کنید.
7. اگر قرار است نامه به بخشهای دیگر ارسال شود، در قسمت پایین نامه بخشی را ایجاد کنید که نام آن کپی باشد و نام هر قسمت را یادداشت کنید.
کلام آخر
در این مقاله سعی شده نکات لازم برای نگارش نامه اداری شیوا و مناسب به همراه مراحل گام به گام تنظیم آن را برای شما بیان کنیم. برای گرفتن مشاوره در این خصوص و سوالات حقوقی خود، می توانید از اپلیکیشن حقوقی شهرداد استفاده کنید.
